سامانه مدیریت کنفرانس

سامانه مدیریت کنفرانس یک برنامه تحت وب است که برای ساده سازی سازماندهی جلسات علمی، پزشکی و دانشگاهی طراحی شده است. این برنامه چکیده ها و مقالات، از فرآیند ارسال و بررسی تا ایجاد و نمایش دستور کار و مجموعه مقالات کنفرانس را یکپارچه می کند. ثبت‌نام‌ها و پرداخت‌ها، ثبت نام در محل، استفاده از زبان‌های مختلف، محتوای وب‌سایت و بسیاری از عملکردهای دیگر را که برای مدیریت رویدادهای دانشگاهی مفید هستند، انجام می‌دهد. پلتفرم آن برای رویدادهای مجازی و ترکیبی ، جلسات زنده، پوسترها، ویدیوهای از پیش ضبط ‌شده طراحی شده است. این سیستم که بر مبنای یک دبیرخانه آنلاین موضوع برگزاری رویداد را هدایت می نماید، صرفه جویی در مصرف هزاران برگ کاغذ در هر رویداد می باشد که به هیچ عنوان نکته ای نیست که بتوان آن را از نظر دور داشت. استفاده بهینه از زمان و کاهش چشم گیر نیروهای اجرایی درگیر در موضوع برگزاری، آورده دیگری است که ضمن کاهش هزینه ها، دقت و کیفیت برگزاری را نیز ارتقاء می دهد.

ورود به پنل مدیریت

چنانچه برای بار اول وارد پنل مدیریت کنفرانس می‌شوید از نام کاربری و رمز عبور داده شده استفاده نمایید.

به محض ورود برای اولین بار شما با یک پیغام هشدار مبنی بر تغییر تنظیمات مربوط به کاربر مدیر مواجه خواهید شد. توجه کنید عدم ورود اطلاعات دقیق و صحیح میتواند منجر به از کار افتادن کاربر مدیر و در نتیجه عدم دسترسی به سایت در مراجعه های مجدد گردد. لذا با دقت کامل پست الکترونیک و اطلاعات خواسته شده را به همراه رمز عبور جدید در قسمت مربوط به ویرایش کاربری وارد نمایید.

صفحه ویرایش اطلاعات کاربری

تغییر رمز عبور

تنظیمات اولیه کنفرانس

ابتدا از نوار جانبی وارد بخش مدیریت کنفرانس شده و موارد خواسته شده را به دقت کامل نمایید. لیست اطلاعات مورد نیاز با شماره در زیر آمده است.

1. عنوان کنفرانس به فارسی
2. محل برگزاری کنفرانس به فارسی
3. توضیحاتی درباره کنفرانس به فارسی
4. توضیحاتی درباره محل برگزاری کنفرانس به فارسی
5. شماره تماس
6. آدرس محل برگزاری کنفرانس به فارسی
7. عنوان کنفرانس به انگلیسی
8. محل برگزاری کنفرانس به انگلیسی
9. توضیحاتی درباره کنفرانس به انگلیسی
10. توضیحاتی درباره محل برگزاری کنفرانس به انگلیسی
11. مخفف انگلیسی کنفرانس
12. آدرس محل برگزاری کنفرانس به انگلیسی
13. آدرس سایت کنفرانس (لطفا دقیق و صحیح وارد کنید بدون / در آخر آن – در عملکرد سایت دخیل است)
14. آدرس سایت محل برگزاری
15. آدرس گوگل مپ محل برگزاری
16. تاریخ آغاز کنفرانس و ساعت شروع به میلادی
17. تاریخ پایان کنفرانس و ساعت خاتمه به میلادی
18. تاریخ وساعت مهلت ارسال مقاله (میتواند بعدا تغییر داده شود)
19. تاریخ وساعت مهلت ارسال داوری (میتواند بعدا تغییر داده شود)
20. دبیر کمیته علمی (میتواند بعد از تعریف کاربران اختصاص داده شود)
21. دبیر کمیته اجرایی (میتواند بعد از تعریف کاربران اختصاص داده شود)

تنظیمات مربوط به ایمیل کنفرانس – اطلاعات مربوط به سرور ایمیل خود را از مدیر مربوطه دریافت نمایید و در بخش مورد نظر وارد کنید.

21. آدرس سرور ایمیل
22. پورت سرور ایمیل
23. نام کاربری و ایمیل
24. رمز عبور
25. تنظیمات مربوط به ارسال امن

ظاهر سایت

در این بخش میتواند تنظیمات مربوط به ظاهر سایت (پس‌زمینه و رنگ‌بندی) و قالب‌های از پیش‌آماده را تعیین کنید.

در این بخش سه نوع تنظیمات قابل اعمال است:

1. تنظیمات مربوط به رنگ قسمتهای مختلف یا انتخاب یکی از قالبهای آماده
2. تنظیمات مربوط به انتخاب تصاویر قسمتهای مختلف سایت
3. اضافه کردن لینکهای مفید به صفحه اول سایت

در بخش انتخاب قالب‌های سایت می‌توانید یکی از قالب‌های تعبیه شده را انتخاب نمایید. با کلیک بر روی دکمه تغییر قالب می‌توانید تغییرات را در صفحه کاربری و صفحه اول سایت مشاهده کنید.

چنانچه تیک مربوط به تنظیمات پیش‌فرض را بردارید، میتوانید به دلخواه رنگ قسمت‌های مختلف سایت را تغییر دهید. با تیک زدن تنظیمات پیش‌فرض کلیه تغییرات نادیده گرفته خواهد شد.

در بخش تصاویر نیز می‌توانید تصاویر استفاده شده از جمله آیکون‌ها و لوگوی کنفرانس را تغییر دهید.

در بخش لینک‌های مفید نیز می‌توانید به سایت‌های دیگر ارجاع بدهید و یا آن‌ها را حذف نمایید. لینک‌های اضافه شده در پایین سایت نمایش داده خواهند شد.

تنظیمات گواهی‌نامه‌ها

در این بخش می‌توانید تنظیمات مربوط به متن گواهی‌نامه‌های صادره فارسی و انگلیسی و پس‌زمینه و تنظیمات ظاهری آن را ویرایش کنید.

تنظیمات اندازه گواهی و فونت

این بخش شامل موارد زیر است:

1. عرض گواهی‌نامه
2. ارتفاع گواهی‌نامه
3. درصد فضای اشغال‌شونده توسط متن گواهی‌نامه
4. مرکز افقی متن گواهی‌نامه (چنانچه پس‌زمینه شما متقارن نباشد می‌توانید با کمک این گزینه مرکز متن را جابجا کنید).
5. فاصله متن از بالای صفحه
6. سایز پیش‌فرض متن گواهی‌نامه (چنانچه در قسمت متن برای یک بخش اندازه متن را تعیین کنید این مقدار نادیده گرفته می‌شود).
7. فونت فارسی
8. فونت انگلیسی

تنظیمات متن فارسی و انگلیسی گواهی‌نامه‌ها

در این قسمت متن دلخواه خود را برای گواهی‌نامه‌های فارسی و انگلیسی وارد کنید. توجه کنید که دو نوع گواهی پذیرش و گواهی ارائه مقاله وجود دارد. برای درج اطلاعات مقالات می‌توانید از کدهای زیر در متن وارده استفاده نمایید.

• {id}: درج شماره مقاله
• {title}: درج عنوان مقاله
• {authors}: درج نام نویسندگان
• {acceptType}: درج نوع پذیرش مقاله اعم از ارائه شفاهی یا پوستر

تعیین تصاویر پس‌زمینه گواهی‌نامه‌ها

برای گواهی فارسی و انگلیسی پس‌زمینه طراحی‌شده مطابق با سایزبندی تعریف‌شده را آپلود نمایید. دو قالب آماده فوتوشاپ و پاورپوینت برای دانلود قرار داده شده است.

بازدن دکمه Browse... تصویر جدید را انتخاب و بازدن دکمه بارگذاری تصویر آن را آپلود نمایید.

محورهای کنفرانس

در این بخش می‌توانید محورهای کنفرانس را ویرایش، حذف یا اضافه نمایید. موارد تعریف‌شده در صفحه اول سایت قابل‌مشاهد خواهد بود.

لیست حامیان

در این بخش می‌توانید لیست حامیان کنفرانس را ویرایش، حذف یا اضافه نمایید. موارد تعریف‌شده در صفحه اول سایت قابل‌مشاهد خواهد بود.

لیست سخنرانان کلیدی

در این بخش می‌توانید لیست سخنرانان کلیدی را ویرایش، حذف یا اضافه نمایید. موارد تعریف‌شده در صفحه اول سایت قابل‌مشاهد خواهد بود.

یرای اضافه‌نمودن سخنران جدید دکمه اضافه‌نمودن را فشرده و اطلاعات خواسته‌شده را به دقت وارد نمایید. در انتها دکمه ذخیره را کلیک کنید.

اطلاعات ضروری

در این بخش دو قسمت برای درج اطلاعات ضروری تعبیه شده است. بخش اول مربوط به تاریخ‌های مهم رویدادهای کنفرانس مانند تاریخ ارسال مقاله و تاریخ ثبت‌نام و ... است. اطلاعات وارد شده در دو بخش فارسی و انگلیسی در صفحه اول سایت قابل مشاهده است.

همچنین برای درج اطلاعات کاملتر و مفصلتر یک صفحه جداگانه تحت همین عنوان در نظر گرفته شده است که میتوانید مطالب این صفحه را به دلخواه در بخش بعدی به صورت فارسی و انگلیسی ویرایش نمایید. اطلاعاتی از قبیل اسکان و نحوه ثبت‌نام و هرگونه اطلاعات مفید برای کاربران در این قسمت قابل بار گذاری است. همچنین می‌توانید عکس، فیلم، صوت یا هرگونه فایل دلخواه را آپلود و در صفحه مورد نظر قرا دهید. برای اطلاعات بیشتر به بخش «اضافه‌نمودن صفحات سفارشی» مراجعه نمایید.

ویرایش متن ایمیل‌ها

در این بخش می‌توانید متن ایمیل‌های ارسالی توسط سیستم را به دلخواه تغییر دهید. البته برای هر بخش متن پیش‌فرض قرار داده شده است. کدهای مورد نیاز برای سفارشی‌سازی ایمیل در کادر کناری قرار داده شده است. چنانچه کدی به علامت ستاره (*) ختم شده باشد بدین معنی است که به جای ستاره * باید یکی از دو مقدار Fa یا En قرار داده شود. بعد از وبرایش با استفاده از دکمه پیش‌نمایش ایمیل‌ها می‌توانید متن نهایی هر ایمیل را مشاهده کنید.

لیست پرسش‌های داوری

متن پرسش‌های مربوط به فرم داوری در این بخش قابل ویرایش، حذف یا اضافه‌نمودن است. پرسش‌های مذبور در فرم داوری مقالات نمایش داده می‌شوند. داوران به هر پرسش نمره ۱ - ۵ خواهند داد.

اضافه‌نمودن صفحات سفارشی

در این بخش می‌توانید صفحات دلخواه از قبیل قالب مقالات و ... را به منوی راهنما در صفحه اول سایت اضافه نمایید. بدین منظور دکمه + را فشرده و نام صفحه جدید را به انگلیسی بدون فاصله وارد نمایید. همچنین می‌توانید از منوی بازشو صفحه دلخواه را انتخاب و متن آن را ویرایش نمایید یا صفحه مذبور را حذف نمایید.

همچنین می‌توانید عکس، فیلم، صوت یا هرگونه فایل دلخواه را آپلود و در صفحه مورد نظر قرا دهید. بدین منظور از منوی ویرایش یکی از دکمه‌های مورد نظر | | را انتخاب نمایید. سپس با فشردن دکمه فایل مورد نظر را در سایت آپلود و انتخاب نمایید.

انتساب نقش کاربران

یکی از مهم‌ترین وظایف مدیر سیستم تعیین نقش کاربران است. شما می‌توانید یکی از نقش‌های زیر را به کاربران سیستم نسبت دهید.

1. داور
2. کمیته علمی
3. کمیته اجرایی

شما می‌توانید از افراد بخواهید که شخصا به سیستم مراجعه کرده و ثبت‌نام کنند یا با وارد کردن اطلاعات آنها اقدام به ثبت‌نام کاربران کنید. برای اطلاعات بیشتر جهت ثبت‌نام کاربر جدید به بخش مدیریت کاربران در کمیته اجرایی مراجعه کنید. در بخش مدیریت کاربران، پس از ثبت‌نام با فشردن دکمه اقدامات گزینه «انتساب نقش» را انتخاب و یکی از نقش‌های مورد نظر را به کاربر مورد نظر نسبت دهید. فراموش نکنید بعد از تعیین کمیته علمی و اجرایی به بخش تنظیمات کنفرانس رفته و دبیر علمی و اجرایی را از میان افراد مذکور انتخاب نمایید.

تعیین فیلد تخصصی

از آنجا که تقسیم وظایف بین اعضای کمیته علمی بر مبنای فیلد تخصصی هر یک از اعضاء انجام می‌گیرد، این بخش یکی از قسمت‌های مهم کار مدیر سیستم است. توجه کنید هر یک از اعضای کمیته علمی فقط به مقالاتی دسترسی دارند که دارای فیلد تخصصی یکسان با آنها باشد. همچنین فقط با داورانی سروکار دارند که دارای فیلد تخصصی مشترک با آنها باشند. لذا با دقت فیلد تخصصی هر عضو کمیته علمی را تعیین و سپس متناسب با محتوای مقالات فیلد تخصصی مقاله را برای ارجاع به دبیر تخصصی انتخاب نمایید. برای تعریف فیلدهای تخصصی به بخش محورهای کنفرانس مراجعه نمایید.
برای تعیین فیلد تخصصی عضو کمیته علمی به بخش مدیریت کاربران مراجعه و از منوی اقدامات گزینه «انتساب فیلد تخصصی» را فشرده و فیلد تخصصی فرد را تعیین نمایید.

جهت ارجاع مقالات به دبیران علمی هر فیلد از قسمت مقالات ارسال‌شده اقدامات گزینه «انتساب فیلد تخصصی» را فشرده و فیلد تخصصی مقاله را تعیین نمایید.البته نویسندگان می‌توانند در هنگام ارسال مقاله خود فیلد تخصصی را انتخاب نمایند (گزینه اختیاری است). در هر صورت مدیر سیستم می‌تواند هر زمان فیلد تخصصی مقاله را تغییر دهد.
توجه کنید که مقالاتی که دارای فیلد تخصصی نیستند و یا مقداری برای آنها تعیین نشده است فقط توسط مدیر سیستم قابل مشاهده و ارسال به داوری هستند.