سامانه مدیریت کنفرانس
سامانه مدیریت کنفرانس یک برنامه تحت وب است که برای ساده سازی سازماندهی جلسات علمی، پزشکی و دانشگاهی طراحی شده است. این برنامه چکیده ها و مقالات، از فرآیند ارسال و بررسی تا ایجاد و نمایش دستور کار و مجموعه مقالات کنفرانس را یکپارچه می کند. ثبت‌نام‌ها و پرداخت‌ها، ثبت نام در محل، استفاده از زبان‌های مختلف، محتوای وب‌سایت و بسیاری از عملکردهای دیگر را که برای مدیریت رویدادهای دانشگاهی مفید هستند، انجام می‌دهد. پلتفرم آن برای رویدادهای مجازی و ترکیبی ، جلسات زنده، پوسترها، ویدیوهای از پیش ضبط شده طراحی شده است. این سیستم که بر مبنای یک دبیرخانه آنلاین موضوع برگزاری رویداد را هدایت می نماید، صرفه جویی در مصرف هزاران برگ کاغذ در هر رویداد می باشد که به هیچ عنوان نکته ای نیست که بتوان آن را از نظر دور داشت. استفاده بهینه از زمان و کاهش چشم گیر نیروهای اجرایی درگیر در موضوع برگزاری، آورده دیگری است که ضمن کاهش هزینه ها، دقت و کیفیت برگزاری را نیز ارتقاء می دهد.ثبت‌نام
چنانچه برای اولین بار به سامانه مراجعه می نمایید باید جهت ارسال مقاله ثبت‌نام نمایید. بدین منظور از کادر بالای سایت گزینه ثبت‌نام را انتخاب نمایید. در صفحه باز شده اطلاعات کامل خواسته‌شده را به دقت و به تفکیک فارسی و انگلیسی وارد نمایید.
ورود به پنل کاربری
چنانچه از قبل در سامانه ثبت‌نام کرده‌اید، میتوانید از کادر بالای سایت دکمه ورود را انتخاب و با وارد کردن نام کاربری (ایمیل) و رمز عبور وارد سامانه شوید. اگر به هر دلیلی رمز عبور خود را فراموش کرده‌اید از طریق لینک فراموشی رمز عبور مراحل لازم برای بازیابی رمز عبور به ایمیل شما فرستاده خواهد شد. در صورت عدم موفقیت با کمیته اجرایی تماس بگیرید تا رمز عبور شما بازنشانی گردد.
ویرایش اطلاعات کاربری
در صورت نیاز به ویرایش اطلاعات کاربری خود میتوانید با کلیک بر روی نام خود در کادر بالای سایت به صفحه ویرایش اطلاعات کاربری بروید. همچنین میتوانید در این صفحه رمز عبور خود را بازنشانی کنید.
صندوق پیام
برای سهولت بیشتر ارتباطات صندوق ارسال و دریافت پیام اختصاصی سامانه برای شما تعبیه شده است. از این طریق میتوانید مستقیما با کمیته علمی یا اجرایی کنفرانس در ارتباط باشید. همچنین میتوانید از آخرین اطلاعیه‌های ارسالی با خبر شوید.
ارسال مقاله جدید
جهت ارسال مقاله در صفحه اول سایت روی دکمه «ارسال مقاله» یا در پنل کاربری در قسمت «مقاله‌های من» روی دکمه ارسال مقاله جدید کلیک کنید. اطلاعات خواسته‌شده را به دقت وارد کرده و دکمه ثبت اطلاعات را کلیک کنید.
برای ویرایش اطلاعات مقاله میتوانید از منوی «اقدامات» گزینه «ویرایش» را انتخاب کنید. توجه کنید فقط ارسال‌کننده در هنگام «آماده‌سازی» یا «منتظر بازنگری نویسنده» قابلیت ویرایش اطلاعات را خواهد داشت.
ارسال فایل‌های مقاله
بعد از ثبت اطلاعات مقاله فایل‌های مورد نیاز را طبق فرمت خواسته‌شده کنفرانس آماده و ارسال نمایید. توجه کنید فایل مورد نیاز برای ارسال مقاله «نسخه اصلی» و برای ارسال بازنگری «پاسخ به داوران» است.
پیگیری وضعیت مقاله
از منوی «مقاله‌های من» میتوانید وضعیت فعلی مقاله‌های ارسال‌شده را پیگیری نمایید. مقاله شما در یکی از وضعیت‌های زیر قرار دارد:- در حال آماده‌سازی: به این معنی که هنوز مراحل ارسال مقاله به طور کامل طی نشده است. با رفتن به منوی ارسال فایل نسخه اصلی را بارگذاری و مقاله را ارسال نمایید.
- منتظر تصمیم‌گیری: به این معنی که مقاله شما در اختیار سردبیر قرار دارد و هنوز برای داوری ارسال نشده است.
- منتظر بازنگری نویسنده: مقاله شما به دلیل عدم رعایت شرایط کنفرانس توسط سردبیر یا به دلیل نظر داوران به نویسنده برگشت داده شده است. با مطالعه «نتیجه داوری» از منوی «اقدامات» مطابق اصلاحات خواسته‌شده عمل نمایید و مقاله را مجدد ارسال نمایید.
- پایان بازنگری نویسنده: اصلاحات خواسته‌شده توسط نویسنده اعمال گردیده است و منتظر تصمیم‌گیری مجدد توسط سردبیر است.
- تحت داوری: مقاله شما برای داوری ارسال شده است. میتوانید با رفتن به منوی «اقدامات» گزینه «نتیجه داوری» از نظر داوران مطلع شوید.
- پذیرفته‌شده: مقاله شما با موفقیت مورد پذیرش علمی قرار گرفته است. برای پذیرش نهایی اقدامات خواسته‌شده برای ثبت‌نام و ارسال اطلاعات و فایل‌های اضافی را انجام دهید.
- ردشده: متاسفانه مقاله شما از نظر علمی مورد پذیرش قرار نگرفته است.
ارسال فایل‌های نهایی
در صورت پذیرش مقاله از منوی «اقدامات» گزینه «ارسال فایل‌های اضافی» را انتخاب و بر طبق الزامات کنفرانس اطلاعات خواسته‌شده را ارسال نمایید. در این بخش میتوانید رسید پرداخت ارسال‌شده خود برای مقاله را مشاهده کنید یا در صورت وجود از لینک پرداخت جهت واریز مبلغ ثبت‌نام استفاده نمایید. همچنین در بخش گواهی چنانچه گواهی مقاله صادر شده باشد میتوانید آن را مشاهد و ذخیره کنید.
- در صورت درخواست نسخه نهایی مقاله را طبق فرمت خواسته شده در این بخش بارگذاری نمایید. همچنین میتوانید هرگونه فایل اضافی دیگر را در صورت نیاز در این بخش بارگذاری نمایید.
- چنانچه کمیته علمی کنفرانس در نظر داشته باشد مقاله‌های پذیرش‌شده را در مجلات علمی چاپ نماید، در این بخش موافقت خود را با چاپ مقاله خود در مجلات مذبور اعلام نمایید.
- فرد ارائه‌دهنده مقاله را انتخاب نمایید.
- چنانچه کنفرانس به صورت مجازی برگزار گردد، در صورت نیاز لینک جلسه مجازی خود را در این قسمت وارد نمایید.
- بر طبق فرمت اعلام‌شده خلاصه گرافیکی یا پوستر مقاله خود را در این بخش بارگذاری کنید تا در صفحه اول سایت به نمایش درآید.
- در صورت نیاز فایل صوتی حاوی توضیحات خود را در قالب و زمان اعلام‌شده در این قسمت بارگذاری نمایید.
- رسید پرداخت وجه ثبت‌نام مربوط به مقاله را در این قسمت ارسال نمایید. توجه کنید صرف ارسال رسید به منزله پذیرش نهایی نمی‌باشد. کمیته اجرایی بعد از بررسی اطلاعات ارسالی پذیرش نهایی را به اطلاع شما خواهد رساند.